¿Has pensado en una herramienta para mejorar la gestión de tu negocio? Tenemos la respuesta para ti
A lo largo de la historia, las empresas han ido modificando y organizando mejor sus métodos de trabajo para que sus procesos sean cada vez más eficientes pero esto, de manera natural, va requiriendo mayores esfuerzos de Administración.
Así que en la década de los 80, a partir del modelo japonés de Toyota y su sistema de producción, nació formalmente la Gestión de Procesos de Negocio: una disciplina de gestión compuesta por metodologías y tecnologías para mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de las organizaciones.
Si bien el Sistema de Producción Toyota (“TPS” por sus siglas en inglés) es muy célebre, se sabe poco que el precursor de este sistema, creado por Sakichi Toyoda, su hijo Kiichiro Toyoda y el ingeniero Taiichi Ohno, fue un telar (inventado por Sakichi) que podía detectar un hilo roto y detener al instante el proceso de fabricación. De este invento surgió la revolucionaria idea de crear un sistema de “eliminación completa de los residuos”, lo que implicaba el inicio de la búsqueda de métodos de producción más eficientes.
En 1937 fue creada la Toyota Motor Company y su fundador, Kiichiro (hijo de Sakichi Toyoda) desarrolló una filosofía basada en el concepto “Just In Time” como pilar del sistema integral de producción de la compañía.
Los Toyoda eran unos visionarios, así que cuando Eiji Toyoda (primo de Kiichiro) asumió la presidencia de Toyota Motor Manufacturing, le pidió al ingeniero Ohno aumentar la productividad. Luego de arduas investigaciones, Ohno adaptó el método de aseguramiento de calidad de W. Edwards Deming, que se basaba en la mejora tecnológica de cada etapa del negocio, desde el diseño hasta el servicio post-venta y de allí surgió en forma definitiva el concepto actual “Just In Time” y el principio del Kaizen, que es un proceso de mejora continua basado en acciones concretas, simples y poco onerosas.
Pero, ¿qué es BPM?
La Administración de Procesos de Negocio o Business Processes Management (BPM) es una herramienta clave para garantizar que los flujos de trabajo de las empresas se realicen eficientemente y se centra en el cambio operacional de la empresa, migrando de una operación funcional a una operación administrada por procesos.
El BPM consiste en el entendimiento, la visibilidad, el modelado y el control de los procesos de negocio de una empresa. Un proceso de negocio representa un conjunto discreto de actividades o tareas que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de negocio, tareas y organizaciones.
Durante la etapa de análisis de procesos, se toma en cuenta el estado actual de los mismos, para considerar el As-Is como el punto de partida de la transformación necesaria en la implementación de sistemas o en proyectos de reingeniería. La información obtenida de ese estado de los procesos dará las pautas para modificarlo y crear el To-Be, lo que debe acarrear un cambio y mejora de esos procesos (cómo deberían ser y hacerse esos procesos) para alcanzar su estado óptimo en el Greenfield.
La documentación de los procesos no es, per se, la herramienta de control sobre todo el proceso. La BPM considera fundamental la supervisión de dicho proceso para determinar formalmente si el proceso generará los resultados esperados y alcanzará los objetivos de la organización. El desarrollo y la medición de KPIs, es clave para realizar un control detallado de cada proceso.
Características de un Sistema BPM
Los rasgos representativos de un sistema BPM: son
Capacidad de integración de la gestión de proyectos
Con esta característica, la suite BPM se convierte en una herramienta mucho más versátil y potente. Cuando los equipos de trabajo pueden compartir información y recursos, ganan eficiencia en la gestión de los tiempos de ejecución.
Funciones colaborativas
Es menester dotar a los integrantes de la empresa de herramientas de colaboración dentro del BPM. Ya sea a través de foros de discusión o compartiendo documentación o realizando tareas digitalizadas en equipo, todos los integrantes de los grupos de trabajo deberán contar con interfaces accesibles y de fácil manejo, sin importar que sean de áreas diferentes de la organización.
Capacidad para medir y monitorear KPIs en tiempo real
La manera de garantizar que la toma de decisiones de la empresa está sustentada en información real y confiable se logra solamente con la posibilidad de monitorear y medir los indicadores de desempeño de la empresa en tiempo real.
Administración sencilla de la documentación
La Gestión de Procesos de Negocio genera un gran volumen de información que debe ser vertida en documentos de varios tipos que, sin el control adecuado, será difícil de administrar y de entender (perdiendo así el valor del trabajo que hay detrás de cada documento que se ha generado). El sistema BPM debe ofrecer la funcionalidad adecuada para llevar esta administración de manera intuitiva, rápida y eficiente.
Adaptabilidad para desplegarse en la nube o “on-premise”
En la actualidad, hay muchas organizaciones que necesitan mantener la mayoría de sus sistemas en un entorno local (“on-premise”), independientemente de la gran cantidad de soluciones en la nube que ya existen.
Capacidad de captura, administración y análisis de datos
La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence ofrece una capacidad analítica y predictiva sumamente útil y debe estar incluida en todo sistema BPM, sobre todo ahora que vivimos en una época en que el Big Data ha revolucionado por completo la gestión empresarial.
Movilidad
En la nueva normalidad, la necesidad de la disponibilidad del sistema en los hogares de los integrantes de las organizaciones es indispensable para que ellos puedan acceder al sistema desde sus computadoras personales, sus tablets o sus smartphones. Y esta forma de trabajo, según se prevé, se volverá la constante. El diseño y modelado de la arquitectura empresarial para implantar una solución BPM puede convertirse en una auténtica ventaja competitiva de las organizaciones
Gestión adaptable de casos
La gestión adaptable o adaptativa de casos fue creada para evitar forzar a los usuarios a usar flujos predefinidos porque en ocasiones algunas actividades dentro de la organización no se adaptan fácilmente al enfoque habitual de la gestión por procesos. En vez de ello, se busca ganar flexibilidad y comprensión acerca de la razón de llevar a cabo determinadas tareas.
Si el sistema BPM incluye la posibilidad de administrar de manera adaptativa los casos, la experiencia de los usuarios en este tipo de circunstancias se ve notablemente mejorada.
La expresión “mejora en la eficiencia de los procesos” está vacía si no tiene contenido que oriente el proyecto adecuadamente. Para evitar caer en ambigüedades de interpretación se debe tener en visión que:
Es imprescindible identificar los indicadores de rendimiento de mayor relevancia y cuya variación afecte de manera importante la productividad de la organización
Adicionalmente, hay procesos más críticos que otros, ya sea porque están sometidos a una regulación específica de seguridad o de calidad o bien porque están más ligados a la actividad fundamental del negocio
El elemento Monetario
La definición previa de un presupuesto estimado puede contribuir en gran medida al proceso de filtrado y selección de las diferentes opciones disponibles en el mercado.
Si el presupuesto es limitado, el abanico de posibilidades se ve reducido a las típicas soluciones “plug&play”, pero si la estructura de su organización es adaptable a alguna de ellas, entonces la solución es razonable.
Las alternativas que generan un mayor ROI implican también una mayor adaptación y personalización sobre todo si los procesos de la empresa son complejos. Cuidado con esto: la gestión del cambio suele ser una dificultad difícil de superar. Por supuesto, el ROI de la implementación de un sistema BPM deberá ser un factor importante de decisión.
Antes de comenzar la selección de ese sistema, sería bueno considerar estos puntos:
Asegurarse de solicitar a todos los posibles proveedores toda la información disponible para realizar una estimación adecuada del ROI del proyecto
Analizar a detalle las mejoras que se realizarán y los procesos que serán optimizados
Ponderar el valor que se le aportará al cliente final una vez que el sistema esté en función
Examinar ejemplos de otras organizaciones con casos de éxito documentados, en los que pueda apreciarse contundentemente un impacto positivo en los procesos
Por todo lo que aquí he mencionado, un creciente número de empresas en el mundo están adoptando soluciones de BPM para no perder competitividad frente a otras que ya están usándolas.
La tecnología sigue jugando un papel fundamental en las empresas.
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