El teletrabajo: la opción de la era digital que llegó para quedarse
La crisis sanitaria y de salud, propiciada por la pandemia del virus SARS COV-2, comúnmente llamada Covid-19 o Coronavirus, surgida en China a finales de 2019 y dada a conocer al mundo en enero de 2020, declarada pandemia en marzo de 2020 por la Organización Mundial de la Salud (OMS), trajo consigo diversos cambios en nuestra forma de vida, acelerando la Transformación Digital de las empresas y de los individuos. Una de las aceleraciones más evidente, es la del Teletrabajo.
El Teletrabajo, también conocido como “Home Office” o trabajo a distancia, según la Organización Internacional del Trabajo (OIT) es “una forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina” esto es posible gracias a la utilización de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs).
Las personas se enfrentan al reto del Teletrabajo
A raíz de la crisis antes mencionada mucha gente fue enviada a su casa a realizar sus labores del día a día en el formato de Teletrabajo, esto trajo como consecuencia distintas formas de actuar en los involucrados, tanto de las organizaciones como las personas.
En lo referente a las personas, asumamos el profesionalismo de la gente, para seguir desarrollando el tema, es decir, el caso supuesto de gente que cumple con sus tareas y objetivos y no se aprovecha el Teletrabajo como una extensión de vacaciones o tiempo libre, pero es capaz de administrar su actividad para cumplir con sus tareas y alcanzar los objetivos que se ha planteado y acordado con la organización.
Una de las consecuencias que plantea el Teletrabajo es robar tiempo, horas de esparcimiento, debido a que aún no existe una cultura del Teletrabajo que nos lleve a separar el tiempo personal del tiempo laboral y más aún en tiempos de confinamiento donde las actividades personales sufrieron una disminución importante de opciones, es muy común que los trabajadores dediquen al menos 2 horas extras en Teletrabajo, en comparación a las horas que dedicaban en la forma de trabajo presencial.
Los trabajadores en Teletrabajo deben asegurarse en la medida de lo posible en contar con un área de trabajo adecuada para sus labores, tales como iluminación, ventilación, silla ergonómica, insonora, etc.
Por otra parte, existe un incremento en gastos de luz, internet y otras necesidades propias de desarrollar las labores en Teletrabajo.
Según la AFP en la encuesta "Covid-19 y Home Office", realizada por The Wellness and Productivity Project entre 1.039 mexicanos que están en Teletrabajo debido al confinamiento por la pandemia de Covid-19, 42% laboran más horas y permanecen más tiempo conectados por razones de trabajo.
Las empresas también se replantean su operación
El Teletrabajo llegó para quedarse. El 82% de empresas en México ya considera disminuir el espacio destinado a oficinas, de acuerdo con la encuesta Global Outlook CEO.
Siemens apuesta por el Teletrabajo permanente dos o tres días por semana y aplicará este modelo de Teletrabajo de forma inmediata en 125 sedes de 43 países. La empresa ha explicado que el nuevo Modelo de Trabajo para la Nueva Normalidad, probado durante las semanas de confinamiento, está alineado con su concepto de transformación del liderazgo y cultura corporativa.
"Estos cambios también vendrán asociados a un estilo de liderazgo diferente, más centrado en los resultados que en el tiempo que se pasa en la oficina" Roland Busch, CEO de Siemens
El valor de anteponer a la gente para hacer florecer el negocio
Siemens está adaptando su Teletrabajo a las legislaciones laborales de cada mercado y a las preferencias de sus equipos a través de consultas con los empleados y responsables. Esto es, no solamente entiende que es necesario cambiar la manera de trabajar, sino que se está apoyando en quien lleva a cabo el trabajo. Cualquier cambio a la cultura laboral debe estar centrada en la gente.
"Gracias a nuestra innovadora infraestructura de TI basada en la nube, hemos podido ampliar nuestros servicios de forma rápida y sin problemas estableciendo las condiciones adecuadas para que 300.000 empleados pudieran trabajar desde casa. Con más de 800.000 reuniones online al día, les estamos permitiendo ya hoy colaborar eficazmente sin estar en el mismo lugar". Hanna Hennig, directora de Información de Siemens AG
Por su parte, la automotriz Nissan anunció a principios de septiembre que otorgará un bono especial anual a sus empleados para acondicionar su casa con las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones laborales, una tarjeta para consumir en restaurantes y plataformas de entrega de comida a domicilio
Facebook por otro lado explicó que se queda en Teletrabajo voluntario hasta julio de 2021 y que proporcionará a los empleados 1.000 dólares adicionales para gastar en las necesidades de una oficina en casa.
La propuesta de valor que surge del teletrabajo
Bien administrado el tiempo por parte de los trabajadores, el Teletrabajo puede ser una forma de estar más en contacto con la familia, alimentarse de manera más sana, ahorro en tiempo y dinero de traslados, entre otros beneficios. Instaurar la operación basada en objetivos y no en actividades promoverá que la productividad sea antepuesta a la eficiencia local, con el beneficio asociado al aumento de productividad.
Las ventajas principales del Teletrabajo para las organizaciones, las podemos clasificar en tres áreas, financieras, administrativas y de habilidades.
Financieras
Reducción de coste por no requerir instalaciones físicas
Menor costo de equipamiento de oficina
Disminución de los costo indirectos
Administrativas
Mejor integración laboral de personas con discapacidad
Reducción en los costos asociados a los traslados de los colaboradores
Mayor productividad debido a la implantación del trabajo por objetivos
Reducción de esfuerzos en la gestión de horarios para el equipo de trabajo
La autonomía para cada colaborador para gestionar sus tiempos de función
Amplia reducción del ausentismo laboral
Flexibilidad en las distribuciones de los espacios de oficina
No es necesario centralizar las operaciones en una zona geográfica específica
Crecimiento sin dependencia de la disponibilidad física
Habilidades
Mayor desarrollo de habilidades blandas entre los colaboradores, como las relacionadas a la comunicación, el liderazgo y la gestión del tiempo
Es posible contratar asociados talentosos que no requieren encontrarse cerca de un punto o ciudad específicos
Igualmente, el Teletrabajo también puede representar algunos retos puntuales:
Suele haber pérdida de jerarquías, aunque este hecho no tiene por qué constituir una desventaja, sino que puede aportar mayor agilidad a la empresa en su toma de decisiones.
Las labores de seguridad de la información se deben robustecer de forma que la información de las transacciones se encuentre preservada de cualquier mal uso
Se da una menor identificación del trabajador con la empresa, debido a las dinámicas de convivencia desarrolladas a la distancia
¿Es el Teletrabajo entonces una acción de transformación digital?
La Transformación Digital, tiene ciertas características entre las que destacan
Transformación profunda de la empresa
Impacto a todas las áreas de la organización
Propicia aprovechar las oportunidades que brinda la tecnología
Impacto en la sociedad
Enfoque estratégico
Incremento de los ingresos o utilidad de la organización
Impacto en los clientes
Empoderamiento de los empleados
Como se puede observar el Teletrabajo cumple con casi todas las características de una acción de transformación digital, de forma natural o incluso todas, dependiendo el sector de la organización
La diferencia radica en la profundidad y la temporalidad con que las organizaciones consideran el Teletrabajo, es decir si la organización realiza acciones necesarias para continuar el Teletrabajo de una forma constante y como un elemento cultural de la organización, podemos considerar el Teletrabajo como una acción de transformación digital.
¿Qué debe vigilar mi empresa para una transición exitosa al teletrabajo?
Integración del Equipo de Trabajo
Incluir al equipo de colaboración para escuchar sus opiniones. Así sabremos los obstáculos y apoyos que encontraremos durante la implantación del Teletrabajo. Designar personas que ejercerán de embajadores del proyecto ante sus compañeros y los argumentos de venta interna podemos utilizar. Los embajadores también pueden aportar nuevas ideas y señalar factores que han podido pasar por alto los responsables del proyecto de Teletrabajo, así como dar una retroalimentación constante de la marcha del proceso. En cualquier caso, es sumamente importante dar el lugar central a los colaboradores respecto a este cambio. Reformular los métodos y procesos de trabajo es una labor que se mueve en forma muy pausada.
Políticas.
Revisar las políticas laborales del país para validar si existe legislación acerca del Teletrabajo y apegarse a ella en conjunto con las políticas que genere la propia organización. Por ejemplo, en Latinoamérica hay casos como Colombia, Panamá y algunos otros países que cuentan con una legislación de Teletrabajo. En caso de no existir las políticas gubernamentales, generar las políticas internas de la organización para darle un carácter corporativo al Teletrabajo.
Políticas de ciberseguridad: Tendremos que analizar qué aplicaciones concretas necesitan los colaboradores para poder desarrollar Teletrabajo. VPNs, aplicaciones, antivirus, almacenamiento en la nube, contraseñas, entre otras.
Política de horario: Esto trasciende el decir que alguien debe estar disponible de 9 a 6 p.m. Cada trabajador deja de dar cuenta de sus horas y se hace responsable de sus objetivos. Cada quien debe entregar resultados pactados para fechas específicas. Sin embargo, es obvio que habrá quienes deben ceñirse a realizar actividades asignadas en ciertos horarios. Es imposible pensar que quien gestiona las relaciones con el cliente otorgue respuestas en horarios convenientes solo al trabajador. Por esta razón es importante establecer estas políticas.
Políticas de prestaciones alternativas: En algunos países las regulaciones laborales establecen que las organizaciones deben cubrir los costes de Teletrabajo, de cualquier forma la organización puede planear si se modifican algunas prestaciones establecidas, ya que al realizar un tiempo definido por ejemplo 2 o 3 días a la semana presencial y el resto en Teletrabajo, los costes de prestaciones como por ejemplo transporte de personal, comedor, vales de comida, ayuda de gasolina, etc se pueden transformar en otros, tales como pago de Internet, adquisición de silla ergonómica para teletrabajo o cualquier otro que agregue valor a los colaboradores para asegurar que cuentan con todos los elementos necesarios para desempeñar su función de la mejor manera posible.
Metodología de trabajo.
El Teletrabajo para funcionar plantea un cambio de paradigma en las relaciones laborales, es indispensable que se cambie de una mecánica de trabajo de reporte y micromanagement a una de responsabilidades y autogestión.
Eventualmente puede generar una organización plana, con trabajadores empoderados, responsabilidad repartida, dirección por objetivos o mandos más centrados en la coordinación y la dinamización de equipos, pero para que eso suceda, es necesario considerar los siguientes puntos:
Establecer una dinámica de trabajo por objetivos. - En Teletrabajo es indispensable. Estos objetivos deben ser concretos, específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales, tal como lo marca los criterios de objetivos SMART, elaborando los ajustes necesarios conforme a la medición de los objetivos.
Asentar procedimientos claros. – En Teletrabajo es importante que todo el mundo sepa y aplique los procedimientos de las actividades a realizar, desde el uso de las herramientas de comunicación, como zoom, WhatsApp, las colaborativas como teams, Slack, etc, las normas de ciberseguridad, hasta temas de escalar eventualidades y comunicarlas ya sea con compañeros de trabajo, jefes o incluso clientes.
Instaurar los sistemas de medición y resultados. Una forma de hacerlo es implementar alguna metodología como Kanban y apoyarse en herramientas tecnológicas que nos permitan administrar las tareas y dar seguimiento a los objetivos. Esto promoverá que los mandos altos y medios están enfocados en labores estratégicas y de coordinación, y alejados de temas operativos.
Asignación de nuevos puestos digitales o tareas. - La Transformación Digital plantea la generación de nuevas posiciones dentro de la organización, o por lo menos nuevas tareas, el Teletrabajo no es la excepción, la adquisición de talento digital, la coherencia de los procesos de trabajo, la adopción de la nueva cultura organizacional, la selección e implementación de las herramientas digitales, son solo algunas de las nuevas tareas a realizar.
Privilegiar la experiencia del cliente. – Punto aparte merece esta actividad o incluso nuevo puesto, durante la transición al Teletrabajo permanente es indispensable asegurarse, que la experiencia del cliente se mantenga y de ser posible se mejore. Sin importar el método de trabajo empleado, crear experiencias memorables en el cliente debe ser una manera de realizar labores, y no una meta a alcanzar
A manera de conclusión
Podemos asegurar que para implementar una acción de Transformación Digital, permanente y aprovechar el camino andado por causa del confinamiento y tomar las ventajas que el Teletrabajo proporciona, las organizaciones deben de:
1. Desarrollar un cambio de cultura organizacional
2. Asignar las tareas a las personas idóneas
3. Integrar al equipo de trabajo
4. Implementar las nuevas políticas
5. Adecuar la metodología de trabajo
6. Capacitar a los equipos de trabajo
7. Revisar los avances constantemente
Aunque pudiera parecer redundante, toda esta metodología requiere estructurarse de manera sistémica. Es importante que la dirección se involucre para dar respaldo a la iniciativa y se permee en toda la organización.
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